Il presente documento (“Informativa”) intende fornire indicazioni in merito al trattamento delle informazioni da parte del Titolare del Trattamento come sotto precisato, ai sensi dell’art 13 RGPD, in relazione al servizio effettuato da Fornace Suite.
IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei dati è la Fornace 2018 Srl, Via Pasquale Villari, n.9 – 50125 Firenze – C.F. & P. I.V.A. 06871030489, in persona del suo legale rappresentante pro tempore, Sig. Neri Casamonti (CSMNRE93L19A564O).
CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente Informativa, potranno essere trattate informazioni che possono essere considerate come: a) “Dati di natura comune”, nei quali rientrano le Sue coordinate bancarie e, i Suoi recapiti quali, a titolo esemplificativo, numero di cellulare, indirizzo di residenza o del domicilio, indirizzo e-mail; b) “Dati Particolari” in quanto caratterizzati, ai sensi della normativa applicabile, da una particolare natura; a titolo esemplificativo si fa riferimento a quelli che sono in grado di fornire informazioni sullo stato o su condizioni di salute dell’utente, le convinzioni religiose o filosofiche (art 9 Regolamento UE . 679/2016).
Per comodità di riferimento, all’interno della presente Informativa, l’espressione “Dati Personali” dovrà essere intesa come riferimento sia a tutti i Suoi Dati di natura comune sia Dati Particolari, salvo sia diversamente specificato.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I Dati Personali raccolti per usufruire del servizio verranno trattati per le finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito riportate:
1) per la gestione del Suo rapporto contrattuale relativo al servizio richiesto, ovvero per dare esecuzione a misure precontrattuali (quali, per esempio, la richiesta di informazioni o quella di preventivo, anche pervenute tramite email, telefono, o fax), per acquisire e confermare la Sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti. Per questa finalità, Lei potrebbe decidere di conferire al Titolare Dati Particolari al fine di richiedere la esecuzione di un servizio aggiuntivo al rapporto contrattuale e/o al servizio richiesto inerente ad esigenze connesse alla Sua salute, quale, ad esempio, allergie, patologie, e/o intolleranze alimentari o di altra natura, vale a dire quei dati che rivelano condizioni relative alla tutela della salute. Trattandosi di trattamenti necessari per la definizione dell’accordo contrattuale, per la sua successiva attuazione, e/o per eseguire i servizi da Lei richiesti, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo confermare la prenotazione o fornirLe i servizi richiesti. Eventuali Dati Particolari da Lei conferiti saranno trattati solo in caso di Suo esplicito consenso.
Base giuridica del trattamento: esecuzione del rapporto contrattuale, legittimo interesse del Titolare in relazione ad eventuali contestazioni inerenti il rapporto contrattuale. Nel caso di conferimento di dati particolari, la base giuridica è costituita altresì dal Suo consenso.
Per tale finalità, i Suoi dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per 10 anni (il tempo previsto per la prescrizione ordinaria). Eventuali Dati Particolari da Lei conferiti saranno conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario per svolgere il servizio da Lei richiesto, salvo che ci fornisca il consenso per mantenerli per un periodo più lungo;
2) per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013). Trattandosi di trattamenti necessari per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo fornirLe i servizi richiesti, e non potremo ospitarla nella nostra struttura.
Base giuridica del trattamento: esecuzione di obblighi di legge previsti a tutela della pubblica sicurezza.
Per tale finalità, i dati acquisiti non vengono da noi conservati dopo la cessazione del rapporto di cui al punto 1), a meno che non ci fornisca il consenso alla conservazione come previsto al punto 5);
3) per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali. I dati sono trattati da noi e da nostri incaricati, e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. Trattandosi di trattamenti necessari per adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo confermare la prenotazione o fornirle i servizi richiesti.
Base giuridica del trattamento: esecuzione di un rapporto contrattuale, esecuzione obblighi di legge amministrativi, contabili e fiscali; legittimo interesse del Titolare per diritto di difesa (in caso di controlli da parte delle autorità preposte).
Per tali finalità, i Suoi dati saranno conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative;
4) per renderLe servizi volti alla soddisfazione del cliente, effettuati su Sua richiesta, riguardanti una Sua esigenza e/o preferenza, quale, ad esempio, una stanza o un piano preferito per l’alloggio, presenza di oggetti e/o altro. Per questa finalità Lei potrebbe decidere di conferire al Titolare anche Dati Particolari. Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa e revocabile in qualsiasi momento.
L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti. Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.
Per tale finalità, i dati acquisiti non vengono da noi conservati dopo la cessazione del rapporto di cui al punto 1), a meno che non ci fornisca il Suo consenso alla conservazione.
5) per accelerare le procedure di registrazione in Hotel di cui alle finalità 1), 2), e 3) in caso di Suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura. Per tali finalità, previa acquisizione del Suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento, i Suoi dati, conferiti per le categorie di dati e finalità di cui ai punti 1), 2) e 3), saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 1 e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.
Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.
Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 5 anni.
6) per garantirLe l’applicazione dei servizi di cui alla finalità 4) (volti al raggiungimento della soddisfazione del cliente) in caso di Suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura. Per tali finalità, previa acquisizione del suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento, i suoi dati saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.
Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.
Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 5 anni.
7) per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto il Suo consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro.
Base giuridica del trattamento: legittimo interesse del Titolare del trattamento a porre in essere misure di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale.
Per tale finalità Le immagini registrate sono cancellate dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
8) per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a Lei indirizzati durante il Suo soggiorno. Per tale finalità è necessario il Suo consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. In caso di Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non potremo svolgere il servizio di ricevimento di messaggi e telefonate a Lei indirizzati durante il soggiorno. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.
Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.
Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati fino alla Sua partenza dalla struttura.
9) per finalità di marketing e dunque per inviarLe reminders e comunicazioni promozionali, per inviarLe nostri aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate dal Titolare del Trattamento, comunicazioni relative ad eventi organizzati dal Titolare. Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.
Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.
Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 8 anni.
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici o telematici, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza ai sensi di quanto previsto dagli artt. 24 e 25, RGPD e verrà eseguito da personale debitamente istruito al rispetto del RGPD.
Oltre ai casi in cui si renda necessario contattarLa per esigenze connesse alla gestione della Sua posizione contrattuale, ove Lei acconsenta al trattamento dei Suoi dati, oltre che per le finalità di cui al punto 1), anche per le finalità di cui al punto 3.9), Lei potrà essere contattato via e-mail, sms, o attraverso ogni strumento elettronico equivalente oppure a mezzo posta cartacea o chiamata tramite operatore a tutti i recapiti forniti. Ove prediliga essere contattato solo ad uno o alcuni di tali recapiti, ne potrà fare espressa richiesta contattando il Titolare del trattamento ai recapiti indicati al punto 1) della presente informativa. I Suoi dati saranno conservati in uno o più appositi archivi o database del Titolare, nel rispetto dei tempi di conservazione indicati per ciascuna finalità, ad esclusione dei Dati Particolari che saranno conservati solo se riceveremo il Suo consenso a farlo.
LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI
I trattamenti connessi ai servizi web del sito della Fornace—hanno luogo presso le sedi sopra indicate e sono curati solo da personale tecnico incaricato del trattamento, oppure da eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione.
Nessun dato derivante dal servizio web viene diffuso.
I dati personali forniti dagli utenti che inoltrano richieste di invio di materiale informativo sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e sono comunicati a terzi nel solo caso in cui ciò sia a tal fine necessario (si citano a titolo di esempio gli spedizionieri o i vettori).
TRASFERIMENTO DATI
I dati personali sono conservati su server ubicati in Italia, e comunque all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, ad esempio previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
ACCESSO AI DATI. DESTINATARI DEL TRATTAMENTO
I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità indicate nel presente atto:
a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati in conformità ai requisiti del GDPR responsabili esterni del trattamento dei dati, esperti informatici;
a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.).
I responsabili del trattamento sono nominati espressamente da parte del titolare sulla base di accordo scritto ai sensi dell’art 28 e 29 del Regolamento Europeo. L’elenco dei responsabili esterni aggiornato è a disposizione presso la sede legale del titolare del trattamento. In qualunque momento può richiedere l’elenco aggiornato contattando il titolare del trattamento agli indirizzi ed ai contatti indicati nel presente atto.
Il Titolare assicura sin d’ora che laddove si avvalesse di responsabili esterni del trattamento di dati personali (art 28, 29 GDPR) con server ubicati in zona extra-UE, l’incarico avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, inclusa, per esempio, la stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679, il diritto di:
chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
ottenere la limitazione del trattamento
ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.
chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo a un’autorità di controllo.
Può esercitare i Suoi diritti con richiesta scritta inviata ai contatti del Titolare del trattamento indicati sopra.
MODIFICHE
Il titolare si riserva il diritto di modificare o emendare, in qualsiasi momento, la presente informativa privacy ovunque pubblicata sul sito soprattutto in virtù dell’entrata in vigore di nuove normative di settore. Tutti gli utenti potranno verificare in qualsiasi momento collegandosi al sito l’ultima versione della informativa privacy come di volta in volta aggiornata dal Titolare.
